En cette période d’épidémie de coronavirus, vous vous posez pas mal de questions : comment échanger autour d’un projet en cours avec le pôle technique ? Comment discuter de la nouvelle stratégie éditoriale avec le pôle communication ? Une solution : la réunion à distance.
Pour que vos réunions soient efficaces, il est nécessaire de bien s’organiser, pour l’animateur, comme pour le participant.
Julien Cavadore, gérant de la société Amperiance, nous raconte sa nouvelle organisation et retrouvez quelques petites astuces à connaître pour réussir une réunion à distance.
“Avec les collaborateurs nous utilisons la messagerie instantanée Slack au quotidien pour éviter de s’envoyer un email à chaque demande. C’est aussi une plate-forme de communication collaborative qui permet de faire des appels de vidéoconférence.
Nous utilisons également Trello, qui est un outil de gestion de projet en ligne. Avec Trello, nous avons une vision globale sur l’avancée des projets de chaque équipe et salarié sans devoir s’appeler obligatoirement.
En cette période de crise sanitaire, je pense qu’il est préférable de favoriser les vidéos conférences pour avoir une notion de ressenti visuel en plus de la voix, et ainsi connaître les émotions de chacun. Même si nous sommes loin les uns des autres, le besoin de contact entre les membres d’une équipe persiste.
Nous en profitons donc pour tester des outils type Teams, Zoom et Skypes qui sont gratuits et adéquats. Généralement je fais des appels visio avec des groupes d’entrepreneur, les parties prenantes proches d’Amperiance et le CJD (Centre des Jeunes Dirigeants d’entreprise).”
Bien organisée, une réunion à distance est un excellent outil de travail et peut s’avérer plus productive qu’une réunion classique. En effet, elle a l’avantage de réunir virtuellement des participants qui peuvent être dispersés aux quatre coins du monde. Elle permet également de faire économiser du temps, que ce soit sur les déplacements ou lors de la réunion en elle-même, car ce type d’organisation ne laisse pas de place aux potentiels hors-sujets, que l’on connaît tous.
1. Choisir les bons outils
Si c’est vous qui organisez la réunion, choisissez l’outil le plus pertinent et adapté à la situation. Combien de personnes participent à la réunion ? Quelle est sa durée estimée ? Quel est son objectif ? Quelle est la qualité de votre connexion Internet ?
- La webconférence : généralement un lien url est transmis aux participants en amont. À l’heure prévue de la réunion, ils n’ont plus qu’à le suivre pour pouvoir se connecter à une plateforme en ligne et rejoindre la réunion. C’est un format de réunion idéal lorsqu’il est nécessaire d’avoir un partage d’écran. Tous les participants peuvent se voir, suivre une présentation, échanger.
Il existe des logiciels dédiés à ces réunions à distance tels que zoom, Daily.co, Whereby.com et Join.me. - L’appel de groupe : simple à organiser, il ne nécessite pas de matériel particulier ni de serveur externe. Vous aurez le choix entre un appel vidéo ou audio selon les besoins et la qualité de la connexion. Attention toutefois à ne pas être trop nombreux pour une efficacité optimale. Il existe de nombreuses plateformes gratuites qui proposent cette fonctionnalité telles que Skype et Slack. Si vous préférez converser en audio, Whatsapp est également approprié.
2. Bien préparer la réunion en amont
Une fois que vous avez choisi le bon outil, vient ensuite le moment de l’organisation, la clé pour que votre réunion soit efficace.
- Si vous êtes l’organisateur de la réunion, définissez une date et une heure adaptée à l’emploi du temps de chaque participant. Un tel a-t-il un enfant dont il doit s’occuper en cette période de confinement ? Une telle est-elle mobilisée sur d’autres sujets qui ne pouvaient être anticipés en amont ?
- Que vous organisiez ou participiez à la réunion, il est important de trouver le lieu le plus adéquat pour la réunion : un lieu calme, avec une bonne connexion Internet et une lumière agréable. Sans oublier de vérifier l’arrière-plan si vous optez pour l’option vidéo.
- Si possible, pensez, quelques jours avant la réunion, à vérifier le bon fonctionnement de votre matériel (webcam, micro…) Cela vous épargnera une dose de stress le jour J.
- Pensez à préparer une liste de sujets à aborder afin de rester concentré et de n’oublier aucun point.
- Si besoin, vous pouvez aussi préparer des éléments à partager avec les participants sur un serveur cloud : images, tableaux de données…
3. Penser au plan B
La réussite de ce type de réunion dépend en partie de facteurs externes : connexion internet, fonctionnement de la webcam, du micro, etc. Il faut donc anticiper un éventuel souci technique.
Dans l’idéal, partagez une solution de secours avec les autres participants : un appel téléphonique au lieu d’une réunion en visio, un brief par écrit au lieu d’une présentation orale, une date de report… Cela vous évitera un potentiel moment de panique,
4. Être organisé pendant la réunion
Pour garantir l’efficacité d’une réunion à distance, il faut absolument être organisé à l’instant T. Si vous organisez la réunion, établissez une trame claire, pensez à distribuer un temps de parole à chaque participant et à désigner une personne qui rédigera le compte-rendu.
5. Ne pas négliger « l’après réunion à distance »
Enfin, notre dernier conseil pour une réunion à distance réussie est de ne pas sous-estimer “l’après réunion”.
L’idée est de résumer les points principaux abordés sous forme de compte-rendu dans un email ou dans un document partagé avec les autres participants. Si vous avez participé à la réunion, n’hésitez pas à demander à l’organisateur de le faire ! C’est un bon moyen pour que tout le monde ait bien compris et retenu les grandes lignes de la réunion.
Mieux encore : une trace écrite permet aux participants de s’y référer à tout moment et d’éviter ainsi toute confusion, incompréhension ou perte d’information !
Vous pouvez également en profiter pour faire un point sur les outils que vous utilisez et l’organisation des réunions. Si l’un d’eux ne vous semble pas adapté d’un point de vue logistique (bugs, connexion laborieuse…) ou si l’organisation n’est pas idéale (trop de hors-sujet, de points oubliés…), n’hésitez pas à proposer d’autres méthodes pour votre prochaine réunion à distance.
Si vous gardez ces 5 conseils en tête, votre réunion virtuelle a toutes les chances d’être réussie !