En cette période d’épidémie de coronavirus, vous vous posez probablement de nombreuses questions : comment échanger autour d’un projet en cours avec le pôle technique ? Comment discuter d’une nouvelle stratégie avec vos collaborateurs ou vos partenaires ?
Une solution s’est rapidement imposée dans de nombreuses entreprises : la réunion à distance.
Pour que ces échanges soient réellement efficaces, une bonne organisation est indispensable, aussi bien pour l’animateur que pour les participants.
Julien Cavadore, gérant d’Amperiance, entreprise d’électricité à Montpellier, partage son expérience et quelques conseils pratiques pour réussir vos réunions à distance.
Les outils utilisés au quotidien chez Amperiance
« Avec les collaborateurs, nous utilisons la messagerie instantanée Slack au quotidien pour éviter de nous envoyer un email à chaque demande. C’est aussi une plateforme de communication collaborative qui permet d’organiser des appels en visioconférence.
Nous utilisons également Trello, un outil de gestion de projet en ligne. Avec Trello, nous avons une vision globale de l’avancement des projets de chaque équipe sans devoir nous appeler systématiquement.
En cette période de crise sanitaire, je pense qu’il est préférable de favoriser les visioconférences afin d’avoir une notion de ressenti visuel en plus de la voix, et ainsi mieux percevoir les émotions de chacun. Même lorsque nous sommes éloignés, le besoin de contact entre les membres d’une équipe reste essentiel.
Nous profitons également de cette période pour tester différents outils comme Teams, Zoom ou Skype. Généralement, j’effectue des appels vidéo avec des groupes d’entrepreneurs, des partenaires proches d’Amperiance ainsi qu’avec le CJD (Centre des Jeunes Dirigeants). »
Bien organisée, une réunion à distance est un excellent outil de travail et peut parfois s’avérer plus productive qu’une réunion classique. Elle permet notamment de réunir des participants situés dans différents lieux tout en limitant les déplacements et les pertes de temps.
1. Choisir les bons outils de visioconférence
Si vous organisez la réunion, choisissez l’outil le plus adapté à vos besoins.
Avant de faire votre choix, posez-vous plusieurs questions :
- Combien de personnes participent à la réunion ?
- Quelle est sa durée estimée ?
- Quel est son objectif ?
- Quelle est la qualité de votre connexion Internet ?
La webconférence
La webconférence repose généralement sur un lien transmis en amont aux participants. À l’heure prévue, chacun se connecte à une plateforme en ligne pour rejoindre la réunion.
Ce format est particulièrement adapté lorsqu’un partage d’écran est nécessaire. Les participants peuvent suivre une présentation, échanger et collaborer en temps réel.
Parmi les solutions disponibles :
- Zoom ;
- Daily.co ;
- Whereby ;
- Join.me.
Les appels de groupe
Plus simples à mettre en œuvre, les appels de groupe ne nécessitent pas toujours de plateforme spécifique.
Selon vos besoins, vous pouvez privilégier :
- un appel vidéo ;
- un appel audio.
Skype, Slack ou encore WhatsApp permettent d’organiser facilement ce type d’échanges.
2. Préparer la réunion en amont
Comme pour tout projet, la préparation est une étape essentielle.
Si vous êtes l’organisateur, choisissez une date et un horaire adaptés aux contraintes de chacun.
Que vous soyez organisateur ou participant, veillez également à sélectionner un environnement de travail propice aux échanges :
- un lieu calme ;
- une connexion Internet stable ;
- un éclairage agréable ;
- un arrière-plan adapté en cas de visioconférence.
Quelques jours avant la réunion, prenez également le temps de vérifier votre matériel :
- webcam ;
- casque ;
- microphone ;
- connexion.
Pour gagner en efficacité, préparez une liste des sujets à aborder et rassemblez à l’avance les documents nécessaires sur un espace partagé ou un serveur cloud.
3. Prévoir un plan B
La réussite d’une réunion à distance dépend parfois d’éléments que l’on ne maîtrise pas totalement.
Une connexion Internet défaillante, un problème de webcam ou un micro qui ne fonctionne plus peuvent rapidement perturber les échanges.
Pour éviter les imprévus, prévoyez toujours une solution alternative :
- un appel téléphonique ;
- un compte-rendu écrit ;
- un report de la réunion ;
- un autre outil de visioconférence.
Anticiper ces situations permet de limiter le stress et de préserver l’efficacité de la réunion.
4. Rester organisé pendant la réunion
Une réunion à distance efficace repose sur une animation structurée.
Si vous êtes l’animateur :
- préparez un ordre du jour clair ;
- répartissez équitablement les temps de parole ;
- veillez au respect du timing ;
- désignez une personne chargée du compte-rendu.
Cette organisation favorise des échanges constructifs et permet à chacun de rester concentré sur les objectifs de la réunion.
5. Ne pas négliger l’après-réunion
Une fois la réunion terminée, le travail n’est pas tout à fait fini.
L’idéal est de formaliser les principaux points abordés dans un compte-rendu partagé avec l’ensemble des participants.
Cette synthèse permet :
- de conserver une trace écrite ;
de clarifier les décisions prises ;
de répartir les actions à mener ;
d’éviter les malentendus.
C’est également l’occasion d’évaluer le fonctionnement de la réunion et les outils utilisés.
Si certains outils présentent des limites ou si l’organisation peut être améliorée, n’hésitez pas à ajuster votre méthode lors des prochaines réunions.
Réunion à distance : une organisation qui se prépare
Les réunions à distance font désormais partie intégrante du quotidien de nombreuses entreprises.
Avec les bons outils, une préparation adaptée et une organisation rigoureuse, elles peuvent devenir un véritable levier de productivité et de collaboration.
En appliquant ces cinq conseils simples, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir vos prochaines réunions virtuelles.
